Офис-менеджер

Организация приема клиентов в офисе (чай, кофе) Прием входящих звонков, фиксация информации, своевременная передача ее компетентным сотрудникам. Работа с электронной почтой, ведение деловой переписки, прием и распределение обращений от клиентов, партнеров и т.д. Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ чай/кофе, канцтоваров, химии, расходников) Сканирование/копирование/печать документов Контроль чистоты и порядка в офисе в теч.дня (утром убирается уборщица, в теч.дня контролировать чтоб в переговорных были бутылки с водой на столах, чтоб все было аккуратно расставлено, не было лишних предметов) Ведение документации: Оформление актов, дополнительных соглашений с прорабами и их отправка клиентам на эл. почту. Помощь в организация мероприятий и совещаний (оповещение участников (сотрудников) о времени, месте проведения и характере мероприятий). Выполнение поручений руководителя., главного бухгалтера. Прием платежей клиентов компании, оформление расчетно-кассового ордера, по выполненным оплатам. Отчетность по оплатам (в программе). Взаимодействие с штатным курьером. Работа с пропускным режимом : Оформление постоянных, разовых пропусков для клиентов при необходимости. Обслуживание кофемашины (Чистка по инструкции раз 1,5-2 мес.), контроль наличия молока и зерен. Помощь при сборе документов для отчетов, формирование списка авансовых клиентов