Executive Assistant (Family Office)

Мы — международное кадровое агентство Smart & Talented. Более 9 лет подбираем ассистентов и управленческие роли для собственников бизнеса и команд роста. Сейчас ведём поиск Executive Assistant & Operations для Family Office международного собственника. Это не классическая позиция personal assistant. Руководителю требуется ассистент высокого уровня — человек, способный систематизировать business и personal контур, выстраивать структуру, готовить аналитические материалы и сопровождать процессы Family Office в разных юрисдикциях. О роли Роль сочетает executive support, операционное сопровождение и управление проектами. Высокая динамика, мультивалютность, разные часовые пояса, международные контрагенты и банки. Необходим специалист, способный мыслить стратегически, работать с аналитикой и создавать порядок в сложной системе. География взаимодействия: Европа (Люксембург, Франция, Uk, Швейцария), Москва, Китай. Руководитель проживает вне России. ​​​​​​

Executive Support

Ведение и корректировка календаря (multi-timezone)

Подготовка аналитических справок и материалов Деловая переписка на русском и английском языках Подготовка презентационных материалов Работа с инвойсами, Po, базовый контроль расходов Взаимодействие с Cfo Lifestyle & Travel Годовое и ежемесячное планирование мероприятий Организация участия в конференциях Сложные международные маршруты (private / commercial) Визы, паспорта, бюджетирование поездок Подготовка аналитики по культурной и деловой повестке Недвижимость и проекты Координация процессов по объектам в Европе Контроль строительных и ремонтных проектов Взаимодействие с подрядчиками Документооборот в связке с финансовым блоком Коммуникация с европейскими банками и структурами Образование и family Поддержка образовательного процесса детей Планирование учебного года Подбор школ, лагерей, консультантов Координация домашнего персонала Health & Lifestyle Организация медицинских вопросов Поиск специалистов Планирование обследований Координация персонала Взаимодействие с офис-менеджером, системным администратором, водителем Подготовка отчетности Подбор точечных специалистов при необходимости

Обязателен опыт работы с первым лицом или собственником в крупных структурах

Опыт работы в странах Европы Опыт коммуникации с европейскими банками и юрисдикциями Высшее образование Английский язык — C1 Уверенная работа с multi-timezone календарями Не рассматриваются кандидаты с опытом исключительно personal assistant без бизнес-составляющей. Мы ищем специалиста с: Аналитическим складом ума Системным и объёмным мышлением Способностью создавать структуру Высокой самоорганизацией Дисциплиной и ответственностью Безупречной конфиденциальностью Широким кругозором Это роль не операционного секретаря, а полноценного executive-партнёра.

Локация: Москва, м. Краснопресненская

Формат: офис График: 5/2, 9:30–18:30 (по Москве) Сопровождение руководителя — возможно крайне редко ​​​​​​ Этапы: 1) Онлайн оценка эксперта Smart & Talented; 2) Собеседование с руководителем и его супругой; 3) Тестовое задание от руководителя(аналитические и организационные задачи); 4) Финальная проверка службы безопасности (анкета, без полиграфа).