22.05.2026 в 17:02
Просмотры 1
+1 сегодня
Вакансия партнера
Руководитель секретариата / Административный директор первого лица
от 250 000 ₽ / месяц
Москва , Сокольническая линия, метро Лубянка
Специализация: Операционный директор (COO)
Формат работы: На месте работодателя
График работы: Сменный
Тип занятости: Полная занятость
Опыт: Без опыта
Образование: Высшее
Выплата: ежемесячно
Описание
Ищем зрелого административного управленца, который сможет выстроить и удерживать рабочий контур руководителя: календарь, документы, поручения, коммуникации, поездки, финансово-административные вопросы и контроль исполнения.
Это не позиция секретаря и не классический личный ассистент. Нам нужен человек уровня руководителя секретариата / административного директора / старшего помощника первого лица, способный стать для руководителя точкой опоры и самостоятельно управлять процессами, фильтровать входящий поток, видеть риски и беречь время руководителя.
Обязанности
- Управление календарём руководителя: встречи, звонки, совещания, мероприятия, приоритизация, контроль подготовки.
- Фильтрация входящей информации: письма, звонки, сообщения, запросы, документы.
- Организация внутренних и внешних встреч, переговоров, совещаний.
- Подготовка материалов к встречам: повестки, справки, презентации, аналитические записки.
- Контроль входящей и исходящей документации, сроков согласования и подписания.
- Ведение реестра поручений: сроки, ответственные, статусы, риски.
- Контроль исполнения поручений и регулярная управленческая обратная связь руководителю.
- Организация поездок: билеты, гостиницы, трансферы, визовая поддержка, маршруты.
- Контроль административных расходов, счетов, оплат, взаимодействие с подрядчиками.
- Участие в подготовке финансовых данных, бюджетов, документов для отчётности и деклараций.
- Выполнение доверенных личных поручений руководителя.
- Оптимизация административных процессов: календарь, документы, поручения, коммуникации.
Требования
- Высшее образование.
- Опыт от 5 лет в роли руководителя секретариата, административного директора, старшего помощника первого лица, помощника собственника / генерального директора / топ-руководителя.
- Опыт работы с руководителями высокого уровня.
- Умение не просто выполнять поручения, а самостоятельно управлять административной системой.
- Опыт контроля документов, поручений, календаря, поездок, встреч и конфиденциальных вопросов.
- Высокая грамотность, деловой стиль, умение готовить короткие и точные сообщения.
- Умение работать с большим объёмом информации и быстро выделять главное.
- Финансовая грамотность: расходы, счета, оплаты, бюджеты, базовая налоговая и декларационная логика.
- Уверенное владение Ms Office, Google Docs/Sheets, календарями, мессенджерами, системами электронного документооборота.
- Высокая организованность, стрессоустойчивость, точность, самостоятельность.
- Готовность предоставить рекомендации.
- Думает на шаг вперёд;
- Умеет фильтровать входящий поток;
- Защищает время руководителя;
- Видит риски до того, как они стали проблемой;
- Держит под контролем документы, сроки, поручения и людей;
- Умеет работать в режиме высокого доверия и конфиденциальности.
Условия
- Полная занятость.
- Только офисный формат, не удалённо.
- Необходимость быть на связи в течение рабочего дня и в экстренных ситуациях.
- Официальное оформление.
- Прямое взаимодействие с руководителем.
- Высокий уровень доверия и доступа к задачам руководителя.
- Доход обсуждается индивидуально с финальным кандидатом.
- Возможность развития до руководителя административного блока / руководителя аппарата.
